ORÇAMENTO DE DESPESAS GERAIS

Resumo do capítulo 18 do livro Controladoria Estratégica e Operacional de Clóvis Luís Padoveze

• É a parte mais trabalhosa do orçamento, pois consiste em elaborar pelo menos uma peça orçamentária para cada setor da empresa, a cargo de um responsável;
• A variedade de despesas tende a ser significativa, recomenda-se o orçamento de forma mais analítica possível.

Aspectos Gerais do Orçamento de Despesas

• Organograma Empresarial: a estruturação dentro de um organograma facilita o processo de análise dos gastos, identificação dos setores, bem como o processo de sintetização dos orçamentos analíticos para os orçamentos setoriais ou divisionais, até o orçamento geral da empresa.
• Departamentalização: identificar as menores áreas de responsabilidade, que contêm o menor nível de decisão e, portanto, grau de responsabilidade sobre controle, dentro do conceito de centro de custo ou centro de despesa.
• Custos Controláveis: é importante que cada responsável, no menor nível de decisão na hierarquia da empresa, tenha seu próprio orçamento. Devemos orçar para cada centro de custo unicamente os custos que são gerenciados e controlados pelo responsável pelo centro de custo. Não existem custos não controláveis pela entidade.
• Accountability: responsabilidade do gestor de prestar contas de seus atos ou a obrigação de reportar os resultados obtidos.
• Rateio no Orçamento de Despesas Departamentais: algumas despesas são de consumo comum, ou seja, os gastos são efetuados de uma só vez, mas o serviço atende vários setores ou centros de custos. Como regra geral deve-se evitar ao máximo o rateio, já que o conceito de accountability é claro: só devem ser alocados ao orçamento de um centro de custo se as despesas puderem ser administradas por seu responsável.
• Orçamento por Atividades: as empresas que adotam o método de custeamento por atividades (Custeio ABC) devem, em princípio, adotar a mesma metodologia no seu processo orçamentário. Assim, o orçamento de cada centro de custo deverá ter suborçamentos por atividade.

Características Comportamentais dos Gastos

 A classificação tradicional para análise do comportamento dos gastos em relação a alguma atividade é a sua separação em custos e despesas fixas e custos e despesas variáveis. Os custos e despesas podem ser agrupados considerando como base de classificação seu comportamento em relação a determinadas variáveis físicas decorrentes das operações da empresa.

• Custos fixos comprometidos: são os custos ligados intrinsecamente à utilização de um parque fabril ou comercial – são os gastos para manter a fábrica ou as vendas em operação.
• Custos fixos discricionários: são gastos que são administrados e podem ser alterados dependendo da dotação orçamentária anual.
• Custos semivariáveis: quando a variação dos custos não for na mesma proporção da variação do volume de produção ou vendas.
• Custos semifixos: quando os custos contêm na sua formação de valor uma parcela fixa e outra que varia com a atividade.
• Custos estruturados: são custos em que é possível fazer uma relação do gasto com outra atividade física que não seja a produção ou venda.

Despesas a serem orçadas

Para cada departamento deverá haver uma peça orçamentária que compreenda as despesas de sua responsabilidade e administração. Em geral, são quatro grupos de despesas:

• Mão de obra direta e indireta
• Consumo de materiais indiretos
• Despesas gerais departamentais
• Depreciações e amortizações departamentais

Dados quantitativos: é preciso incorporar ao orçamento os dados referentes à mão de obra, como o número de funcionários por centro de custo e as horas a serem trabalhadas por centro de custo.

Consumo de materiais indiretos: devem ser orçados por centros de custos, pois não estão ligados diretamente aos produtos, mas sim ligados indiretamente aos produtos finais ou necessários para atividades dos funcionários. Exemplos: materiais auxiliares, material de manutenção, combustíveis.

Despesas Gerais Departamentais: são as demais despesas de consumo. Devem ser orçadas considerando suas características próprias e seu comportamento em relação a uma atividade. Exemplos: energia elétrica, telecomunicações, despesas com viagens, etc.

Depreciações e amortizações: é importante alocar e orçar esses tipos de gastos por centros de custos, pois dessa forma pode-se atribuir a responsabilidade pelo uso dos bens às atividades de cada departamento.

Bens de Uso Comum ou sem Clara Atribuição de Responsabilidade Departamental: em alguns casos é melhor não orçar as depreciações e amortizações por centros de custos. Alguns exemplos:

• Equipamentos qualificados diretos aos produtos;
• Bens e direitos controlados por outros setores e que o uso seja distribuído em todos os departamentos;
• Bens de uso comum e a depreciação só pode ser distribuída por critérios de rateio.
• Bens em desuso ou em disponibilidade para venda, sendo a depreciação apenas calculada para fins fiscais.

Critério de Cálculo das Depreciações e Amortizações: apesar da depreciação ser entendida sob vários aspectos, sob o enfoque de gestão econômica, a depreciação deve ser entendida como a perda do potencial de serviços futuros a ser prestado pelo equipamento.  

Premissas e Dados-base

Metodologia muito válida no processo orçamentário das principais despesas de forma genérica. Recomenda-se a elaboração de um banco de dados-base com os valores para nortear todas as peças orçamentárias. 

Premissas para o Orçamento de Despesas

Premissas construídas com base no cenário conjuntural adotado pela empresa, com análise de ambientes e cenários. Servem para delinear as demais premissas específicas de cada área.

Elaboração de premissas antecede processo de cálculo das despesas a serem orçadas, por isso a importância de serem divulgadas de forma transparente e direta para todos os envolvidos.

Principais formas:

- painel de aumentos periódicos

- correção de preços (indexação)

- ajustes em relação aos dados-base

- percentuais relativos a sazonalidades

- valores-base para serem referenciais para cálculos futuros

Importante tentar evitar premissas específicas, direcionando sempre para as gerais.

Elaboração dos Dados-Base

Os dados-base incluem:

- Dados do passado;

- Percentuais a serem aplicados em outros valores;

- Dados das premissas gerais já estabelecidas;

- Dados já conhecidos para o próximo exercício.